PPT：结构化表达的方法与艺术

缀文者情动而辞发，观文者披文以入情。操千曲而后晓声，观千剑而后识器。文以辫洁为能，不以繁缛为巧。事以明核为美，不以深隐为奇。论山水，则循声而得貌；言节候，则披文而见时。

——刘勰《文心雕龙》

    随着MS Office及WPS等办公软件的普及，有着集文字、图像、声音、章节等一体的工具，PPT已然成为人们日常工作中表达思想和观点的主要媒介之一。然而，不同的人，其应用的水平有高下，效果也参差不齐。结合以往的工作经验，笔者将自身对PPT应用的理解简要地整理出来，供读者参考。笔者认为，PPT是科学、文学和艺术的综合运用，其中既有方法可依可循，更是一门常用常新的表达艺术。大体上，作为一种结构化表达，PPT有内容、形式、风格和意境等四个方面的要求。

图1：PPT的四要求

      内容

内容是作者尝试要表达的论点（观点），以及用于支持论点成立的论据。内容是PPT的首要要素，形式、风格和意境等其他要素都是为内容而服务的。作为论点，必须精炼和鲜明，不容许有丝毫的含糊其辞或模棱两可；作为论据，则必须详实和准确，经得起推敲和辩论。

好的论点是这样的：

1）民为贵，社稷次之，君为轻。

2）小明是个聪明懂事的孩子。

3）我们公司的产品是同行业中集成性最好的产品。

4）选择我们，就是选择成功！

5）华南事业部2019年Q3季度的业务目标是销售收入比Q2季度增长15%。

差的论点是这样的：

1）滕之在门也，若在所礼，而不答，何也？

2）小明星期三下午在学校做了作业。

3）宇宙公司生产控制系统，我们公司也生产控制系统。

4）可以选择我们，也可以选择他们；Anyway，无论选择谁，我们都会Happy的。

5）华南事业部2019年Q3季度的业务目标是销售收入必须实现较高增长。

由此可见，论点在格式上是陈述句，在含义上是作者的价值主张，符合4W1H要求，即谁（Who）、什么（What）、何时（When）、在哪里（Where）、多少（Howmany或How much）。

根据PPT的汇报时长和篇幅，论点可分别在开头、中间或结尾处出现。一般而言，如果PPT的汇报时长比较短（5分钟左右），其观点应该在开头就提出来；如果汇报时长在10分钟以上，观点的提出时机则比较灵活。

论据的详实和准确，则是由其出处的权威性、描述的客观性，以及逻辑的严谨来保证。批判性思维的方法可以教我们如何从逻辑可靠的角度来看待各种论据。

由论据推导出论点的过程就是论证，论证居于内容和形式之间。论证一般有两种形式：归纳和演绎。归纳是从特殊到普遍，演绎是从普遍到特殊。在一个PPT中，这两种论证形式一般都会用到。从别人家的道理推导出普遍性公理，会用到归纳；从普遍性公理到自己家的道理，会用到演绎。

      形式

形式指的是PPT在内容上的编排。PPT的形式可以从时间、空间、数量等关系结构来展开。比如，时间上的先后，空间上的上下、左右、内外，或时间中有空间，或空间中有时间，或数量上的Top N。好的形式，可以保证PPT在内容上的层次性和条理性，以便于作者对PPT内容的组织，以及观众对PPT内容的理解。

1. 时间结构

时间上的先后结构，就是根据内容（事件、任务、活动等）发生的先后顺利来进行PPT内容的编排，这也是人们制作PPT时经常用到的一种结构化表达形式。

图2：PPT在时间上的结构化表达形式

    2. 空间结构

    空间上的上下、左右、内外等结构，就是根据内容在空间上的布局来进行PPT内容的编排。对于产品、组织架构、产业供应链等方面的阐述，利用其在空间上的结构关系来进行PPT内容的编排，就是一种比较好的选择。

图3：PPT在空间上的结构化表达形式

    3. 数量结构

    数量结构也是PPT结构化表达中常用的形式，数量结构主要是量数的结构和序数的结构，尤其是后者。比如，对于未来趋势的Top 10，质量问题 Top5，业务排名Top 3，等等内容的阐述。

图4：PPT在数量上的结构化表达形式

    在实际的PPT构思和制作中，时间结构、空间结构和数量结构可以综合起来运用，但主次要清晰，比如以时间结构为主线，以空间或数量结构为辅线。

      风格

PPT的表达风格，指的是PPT中对文字、数字、色彩、图形、动画、人物、声音、视频等不同媒介风格的运用。不同的表达风格，各有其优点和缺陷，需要在PPT的制作时取长补短，综合运用。

图5：PPT内容上的表达风格

文字的表达风格，优在灵活，弊在生硬；数字的表达风格，优在精确，弊在单一；色彩的表达风格，优在鲜明，弊在滥用；图形的表达风格，优在直观，弊在散漫；动画的表现风格，优在形象，弊在无序；人物的表达风格，优在共鸣，弊在无关；声音的表达风格，优在悦耳，弊在模糊；视频的表达风格，优在生动，弊在耗时。

因此，任何一种表达风格都必须结合其要表达的内容和所在场景，来有机的安排，滥用或错用皆不可取。在实际运用中，我们要做到两个避免，三个争取和三个提倡。

两个避免，是指PPT的内容编排中，避免一大堆冗长文字的堆积，避免一大片不同颜色的拼凑。

三个争取，就是指争取用图形说话，用数字说话，用人物说话。用图形的风格来表达内容，效果上更简洁、直观，而且便于演讲者演讲时的时间控制。笔者本人就非常喜欢运用图形来说话，演讲时时间允许就展开来讲，时间不够则直说要点。用数字的风格来表达内容，其优点是准确和严谨，可以大大提高内容的说服力。以人物为对象，以讲故事的风格来表达内容，具有更强的“代入感”，容易在听众中引起共鸣和认同。好的人物和故事，应该具有真实性、相关性、可行性、教育性、趣味性、时效性、应机性等特点。从某种意义来说，PPT的制作和演示过程，就是讲故事的过程。

图6：用PPT来讲故事

三个提倡，就是在PPT的内容编排上，提倡用动画、声音、视频等信息量更大、更生动的风格来表达，其目的是以画筑境，以境生情，以情生感，从而增强内容的影响力。

      意境

一个好的PPT，不仅仅阐述了作者的观点，是一篇好的议论文，说明文或叙述文，也要力争成为一个好的艺术品，让听众在接受作者观点的同时，感受到科学之真、道德之善和艺术之美的享受，这就要求一个PPT在其制作上要有意境。

PPT中意境的营造，可以从对待、转化、和合、简洁（留白）等角度来展开。

图7：PPT中的对待、转化、和合等意境

    1. 对待的意境

天下皆知美之为美，斯恶已，皆知善之为善，斯不善已。故有无相生，难易相成，长短相形，高下相倾，音声相和，前后相随。美或意境的基本构成，是事物的对待。中国的古典建筑，无论是帝王宫殿，还是民间庭院，都满满地透露出一种对称的美和意境，PPT在意境上的要求也是如此。

2. 转化的意境

在中国哲学中，道生一，一生二，二生三；二就是阴阳，三就是阴阳互根和转化。阴阳不仅相互对待，也是互根转化的。左和右，远和近，动和静，黑和白，方和圆，等等之间也可以相互转化。因为转化的运用，作者就可以将建立在对待上的空间意识转化为时间进程，从而孕育出时间上的流动美。

3. 和合的意境

    和合的意境，指的是单张PPT页面中局部与整体，单张PPT页面之间，PPT页面的形式、风格与内容之间的融洽性和协调性。以色彩的风格运用为例，用逐次的邻近色来表示内容上的推进、流动和转化就比较协调，用相反色来表示内容的对待也比较协调；反之，如果用相反色来表示递进，用邻近色来表示对待，感觉上就比较别扭，PPT在色彩的这种运用，就把其和合的意境破坏掉了。

图8：PPT中和合意境与颜色的运用

    4. 简洁的意境

PPT中简洁的意境，就类似于山水画中的留白。留白不仅仅让整体画面比较简洁，还可以产生一种“无我之境”，与作为“有我之境”的文字、数字、图形等相结合，可以让观众感受到一种回味悠长的意境。有些PPT中，一张页面被文字、图片等堆得满满的，给人以一种臃肿和压抑的感觉，没有给听众留下任何自我发挥和想象的空间，也就很难有意境可言。

古人对山水画的评价，有“可望”、“可行”、“可游”、“可居”的种种，认为“可游”、“可居”胜过“可望”、“可行”。简言之，好的山水画可以给人以“代入感”，让观众感觉自己就在画中。一个好的PPT也应该如此；即，通过内容的提炼，形式的组织，格式的运用，意境的营造，让每一个观众产生身临其境、定所当然的感觉，从而欣然接受作者的观点。因此，好的PPT作品，应该是科学发现、文学表达和艺术熏陶的集合体，集合了科学之真，道德之善和艺术之美。