还不会操作TODO清单？从小白入门到高阶技巧，一步步教会你

大家好，我是陈育帆，一个喜欢分享时间管理工具使用心得的易效能践行者，本篇分享主题：清单工具 - 微软TODO

软件的使用，不只是学会软件本身的按键操作，还要理解其背后的思维。

作 者 | 陈育帆               编 辑 | 蔡  琳

软件介绍

如果很多小白刚刚接触时间管理，想找一款清单的APP，我极力推荐微软的TODO，现在很多的手机出厂也自带这个APP。

说说个人推荐的推荐理由

• 它属于轻量级的软件，界面简洁，非常快速的就可以上手；

• 它目前是全平台的，也就是它支持安卓/苹果/window/mac/网页版，可以做到无缝同步；

• 目前是免费的，而且无广告。

TODO 网页官网：https://todo.microsoft.com

TODO的前身叫奇妙清单，从2020年5月6日奇妙清单停止服务，所以TODO也提供了导入奇妙清单数据的入口。

以下是网页端的导入的方法

• 第一步，点击右上角的齿轮；
• 第二步，在设置中，点击导入；
• 第三步，输入奇妙清单的邮件及密码即可。

如果不清楚可以参考官方的提供的标准流程。

 

软件注册

介绍一下TO DO的注册，因我们使用的是微软的产品，所以需要我们注册一个微软的账号。当然，可以用手机的客户端来注册，也可以用网页端来注册，我下面来列举网页注册的步骤。

网页注册

1. 打开官网：https://todo.microsoft.com

2. 点击“开始使用”

3. 选择“创建一个”

4. 可用电话或邮件注册

5. 创建密码

6. 输入资料信息

7. 发一个验证号到你的手机，输入验证码注册

8. 验证邮箱

大家可以看得到，非常简洁的界面，而且没有任何的广告。

• 你的问题，90%在这里会有答案。

这里的任务，也可以理解为收件箱，就是你有任何的想法念头、要做的事情、想做的事情，都可以在这里创建任务。这一步非常的重要，其背后思维就是清空大脑。

易效能课上叶老师都亲会自带着我们这样操作，你也可以学着试一下：找一个安静的地方，花用20分钟，写下50件事情，当你写完之后，你会瞬间发现你的脑袋都轻松了。这也是让你养成一个习惯，只要有任务就往这里记。当时我们记录的要诀就是快，只要你能看得懂就行，例如可以写提交作业，买电影票，加油等等。

「重要」 - 要事优先

细心的你，肯定发现了任务的后面有一个小星星，这个有什么用呢？我们一天的时间、精力是有限的，一般人会排过多的任务，但结果根本完成不了，一些任务根本就不需要你做或者干脆就可以删除掉。

叶武滨老师《高能要事》这本书中提到，要事优先高效执行，事件ABC方法挑出重要的事，按照对应的4D原则去处理执行。如果你真的可以灵活运用易效能时间管理思维，你的人生一定会不一样。

所以，每天在“我的一天”里，找出3件事最最重要的事情（对你产生积极，正面影响的事），标记小星星，表示优先做重要的事情。在输入任务的时候，如果是重要的事情，就点星星，就可以在”重要“里找得到，让重要的事情永远都排在最前面。

「我的一天」 - 排序执行

去观看资料前，我也是懵圈的，任务在“我的一天”有，在“重要”里有，在“任务”里也有，那我到底是看哪一个？

首页“我的一天”

“我的一天”里的“今天”

微软TO DO通过“我的一天”和“今天”功能，帮助你管理日常任务，这里其实是排序执行的思维。

当你打开“我的一天”时，映入眼帘的你之前已经排序安排在今日的事项，你可以按计划执行完成。你也可以利用“今天”功能，选择现有任务并将其添加到“我的一天”。这样你便能够将精力集中于处理和完成重要事务，同时让一切保持井井有条。

如果无法完成今日列表中的全部任务，别担心！ 这些任务会你可以二次排序，或者自动转入待办列表中，明天你会收到完成这些任务的提醒。

美好的一天从“我的一天”开启，然后挑重要的任务，执行。

「已计划日程」 - 任务拆解

“已计划日程”是指有计划的任务，这里的“日程”指两个时间截点：

• 一个是任务的截止时间

• 一个是任务的提醒时间

为什么会有这2个时间点，有什么区别，该怎么用？

我们都知道，一个任务，有大任务，有小任务，大任务有可能1天是做不完的，例如我要做一个市场调研，截止日是下周五，但我必须下周一就得启动，要不然我就完不成了。所以你可以设置一个提醒时间在下周一，截止时间在下周五，所以TO DO就会提醒你，你就不会忘记了。

这也就是易效能教会我的，任务拆解。

使用 To-Do 建立日常习惯

如果一些重复的事项，也可以设置重复时间。如果你有一个长期目标，实现它的最佳方法是每天坚持不懈地为此投入时间。只需将任务设置为每天重复，一旦你养成了每天朝着目标努力的习惯，便会逐渐越发努力地去实现它。

「已分配给你」 - 协作共享

TO DO有共享清单并且分配任务的功能。

共享清单的层级是第二级，也就是我们的小组。如下图所示，三个横杠的就是我们的小组，如“个人事务”就是小组，第二层级。后面有一对小人，说明已经打开了共享功能。而“关注”是前面的图标是一个文件夹，也就是我们的第一层级，这个是不能分享的。

如何快速把任务添加到“我的一天”？

方式一：对着任务向右划，马上就可以添加

方式二：长按任务点击上方的小太阳，即可快速添加到“我的一天”

方式三：到“我的一天”点击下面的“今天”，选择任务打勾

如何添加桌面小部件？

几乎安卓的APP都提供了小部件的功能，TODO也不例外，但苹果没有该功能哦。操作步骤：长按桌面空白处-添加小部件-找到TODO，这样就可以在不打开TODO的情况下，也可以快速游览“我的一天”或其他小组任务。

如何添加网页精彩到TO DO清单？

点击网页的分享，找到TODO的图标，直接分享即可。

如何添加笔记标记？

通过将 #tags 添加到任务的名称, 使您的待办事项跨不同的列表进行组织。只需单击 #tags, 即可快速查看共享标记的所有任务、备注和步骤。之前在分享的时候，有的小伙伴说能不能用其他的符合，如@，这个当然可以呢。因为说#不常用，一般在输入法的第二页。这个发现挺好的，提高了效率。

如何用标记的电子邮件？

大家可能会发现，有些没有这个按键，主要是看你绑定的邮箱是不是outlook的邮箱，如果是的话，那恭喜你，接下的功能只有你拥有。

这个就是outlook的邮件，当你把他标注上小红旗的时候，就会把邮件同步到你的TODO 里。提醒一些重要的邮件需要去关注。

深度测试：TODO把任务删除，不会删除outlook的邮件。outlook会把小红旗去掉，但不会把TODO的任务删除掉。

如何在outlook看到TODO的任务？

只要在outlook找到Tasks，就可以清楚看到TODO的任务。如果你有大量的输入，也可以在outlook里直接输入即可（只有TODO注册的邮箱是outlook才有的功能）。

如何恢复不小心删除的任务或小组？

在outlook的Deleted Items，找到删除的任务或者小组，选中，从服务器中恢复已删除项目（只有TODO注册的邮箱是outlook才有的功能）。

最后分享几个使用TO DO的小技巧

技巧一：巧用任务的“备注”功能。

备注可以干嘛用呢，可以写这个任务的一些进展情况。因为有些任务是比较复杂，你可以如下备注。也可以开始任务之前，把你的想法/步骤/你要的结果写在备注上。

还有比如每个月需要上传一次效能值登记，你可以把链接直接放在备注上，以后直接点击链接就可以，不用每次发愁找提交的端口。

以此推断，既然能放链接，那就可以把一切的东西都链接化，例如别人发的一个学习海报，你可以把海报中的二维码链接打开，复制放在备注中。

技巧二：利用讯飞输入法的语音功能及常用语，达到快速输入的效果。

任何提高效率的方法都是值得去研究，关于输入法，我推荐用“讯飞输入法”，非常的好用。

我这里也说2点使用方法：

第一，当你有大量的录入工作，而且你说话不影响周围的人，建议你可以用语音录入；

第二，当我们在整理任务的时候，我们需要加一个标签，如#在家，#电话，像这种特殊的标签，我们可以用常用语保存，下次直接点添加即可。

技巧三：利用任务中的“添加文件”，把你的成果放在上面。

在公司团队协作，我用的Teambition软件，常常是让同事做好任务之后，放一张完成后的照片，例如整理电视机，放一张整理电视机后的照片。这里的添加文件，可以放相关的照片/小视频/音频等，便于以后的整理输出。