会计系统的应付账款功能负责跟踪企业欠下的款项以及向这些供应商支付的款项。我们公司的应付账款也是其他公司的应收账款。

我们在整本书中都看到了这些条目的例子。通常，条目如下所示:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | | 一些费用账户 | $6,500 | | | | 2100 | 应付账款 | | $6,500 |

这就创建了一个条目来记录我们欠下的债务，并将费用记录在某个费用账户中。一旦我们开出支票，另一个分录就会贷记现金账户，并减少应付账款余额。

有各种各样的供应商、机构和银行等。企业可能欠谁钱。一般来说，票据(即应付款)至少分为三类应付款。

贸易应付款是与经营业务相关的采购必须支付的账单。这包括运输服务、租金、办公用品和水电等项目。几乎每个“应付账款”都有一个相关的费用账户。

许多政府机构希望企业为他们收税，并定期将这些税寄给政府机构。销售税和工资税是两个常见的例子；企业只是中间人，获得税款(例如，从客户或员工的总工资中)并将其发送给政府。一般来说，负债账户与正常的贸易应付款分开。

征收的销售税不被视为企业的费用或收入；这只是一个通行证。类似地，雇员的税收份额不被认为是一项费用(然而，工资是)，而只是一个传递到税务机构。然而，公司的税收份额被认为是一项商业支出。

贷款和票据是企业和金融机构(通常是银行)之间的法律协议，公司向金融机构借款(通常是为了购买资产或发展业务)。在很大程度上，贷款不应该用于支付贸易应付款，因为这样做会引起人们对企业收入不足以支付账单的担忧。贷款的期限通常比应付款更长，并且需要向银行支付利息。这些应付利息是企业的支出。

从银行借款的日记帐分录可能如下所示:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | One thousand | 现金支票 | $77,000 | | | | 5910 | 贷款发放费用 | $1,000 | | | | 2800 | 应付票据 | | $78,000 |

建立贷款所涉及的费用通常在首次贷款时就已扣除，因此现金增加，费用在余额存入应付账户时收取。

当定期付款时，日记账分录既减少了应付票据账户，又记录了利息支出，如下所示:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | One thousand | 现金支票 | | $832 | | | 5920 | 利息费用 | $182 | | | | 2800 | 应付票据 | $650 | |

分期偿还计划通常是贷款文件的一部分，让企业知道每笔贷款需要支付多少利息。

应付款分为两部分:流动负债和长期负债。贸易应付款和税款几乎都是流动负债。为了使企业继续经营，预计这些债务将从每个时期产生的收入中及时支付。

长期负债通常是你的银行贷款或票据或任何其他需要在一年以上偿还的工具。汽车贷款和资产购买等。，都是这些贷款的例子。然而，对于这些类型的贷款，通常贷款的一部分是当前的。期末结账时，准备一个日记账分录，将长期负债的流动部分转移到流动负债部分。您的应付款部分可能如下所示:

• 债务

• 流动负债

• 应付账款-贸易

• 应付账款-杂项

• 应付税款

• 销售税

• 工资税

• 长期债务的当前部分

• 长期负债

• 应付贷款

• 应付票据

我们的贷款示例(假设 10 年还款)的日志条目可能如下所示:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | 2500 | 长期债务的当前部分 | | $7，800 | | | 2800 | 应付票据 | $7，800 | |

现在，付款将从每月 2500 英镑的账户中支付，而不是从应付票据账户中支付。

正如企业可能会为那些提前付款的人提供折扣一样，供应商也可能会提供这样的折扣。然后，您可以记录您的应付账款总额(除非实际扣除，否则不记录折扣)或净额(假设您将扣除折扣，并且仅在不扣除时记录折扣)。

例如，假设一个供应商提供 2%/10，净 30 (如果在 10 天内付款，那是 2%的折扣，否则 30 天内全额到期)。假设我们购买了价值 5，000 美元的商品，我们可以通过使用任何一种方法来记录购买和随后的付款。

使用净值法(假设将获得折扣)，购买条目以折扣率记录。记录采购的日记帐分录如下所示:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | 5000 | 购买 | $4，900 | | | | 2100 | 应付账款-贸易 | | $4，900 |

如果按时付款，以下日记帐分录将记录付款:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | 1000 | 现金核对 | | $4，900 | | | 2100 | 应付账款-贸易 | $4，900 | |

但是，如果没有在折扣窗口内付款，您需要记录一笔额外的费用来反映未获得的折扣。该条目看起来像:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | 1000 | 现金核对 | | $5，000 | | | 2100 | 应付账款-贸易 | $4，900 | | | | 5110 | 失去购买折扣 | $100 | |

这种方法的好处是，会计系统清楚地表明了费用，这样管理层就可以决定是否接受提供的折扣。

使用总额法，您在假设您不会接受折扣的情况下记录购买分录，并且只有在您实际接受折扣的情况下才调整分录。购买条目是:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | 5000 | 购买 | $5，000 | | | | 2100 | 应付账款-贸易 | | $5，000 |

如果在 30 天内全额付款，日记帐分录如下:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | 1000 | 现金核对 | | $5，000 | | | 2100 | 应付账款-贸易 | $5，000 | |

但是，如果您在 10 天内付款并享受折扣，则条目将变为:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | 1000 | 现金核对 | | $4，900 | | | 5120 | 购买折扣 | | $100 | | | 2100 | 应付账款-贸易 | $5，000 | |

在这种情况下，没有人知道错过了多少折扣；只考虑实际获得的折扣。会计系统的一个特点是，程序可以被设计成根据管理层的需要提供适当的信息。虽然投资者可能不关心细节的程度，但决定何时付账的经理们最有可能关心。

应付账款是关于如何记录你欠与你做生意的各种供应商和实体的钱。负债通常按类型和当前或长期期限分类。您还可以决定如何处理贸易折扣，或者使用“隐藏”可用折扣的“总额”方法，或者使用“显示”所有折扣并清楚显示错过的折扣的“净额”方法。如果你看到错过的折扣，就更容易看到现金流的改善可能会通过降低你的一些成本来帮助你盈利。