应收账款是一种会计系统，旨在跟踪谁欠了你公司的钱以及为什么欠。它还需要张贴存款，发布信用备忘录，准备报表，发送催款信等。不管计算机化与否，这些都是应收账款系统必须提供的基本功能。本章将讨论系统的术语和功能。

无论一家公司提供商品或服务，还是两者兼而有之，他们都要收费。销售过程会将想要购买商品的顾客带到企业。一旦销售完成，应收账款就会出现，并处理各种行为，包括记录欠款金额，并最终将款项支付到支票账户。

工作流程包括:

• 采购订单:购买商品或服务的请求(并非总是需要)。
• 销售制造/装运 : 执行或交付的货物或服务。
• 发送给客户的发票 : 发送给客户的纸质或电子通知。
• 收到款项:从客户处收到的款项。

有可能在没有预先购买订单的情况下进行销售，也有可能客户在销售时以现金支付。在该示例中，只需要一个日志条目:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | 1000 | 现金支票账户 | $ 1，500 | | | | 4000 | 销售 | | $ 1，500 |

更有可能的是，销售将以赊账方式进行，在规定的时间内(如 30 天)付款。记录赊销的日记帐分录如下所示:

这是赊销给客户的基本日记帐分录记录。

客户是你将为其生产产品或提供服务的人，你期望他们为你的产品或服务支付报酬。你是否称他们为客户很大程度上是职业偏好的问题。大多数律师和其他以服务为导向的公司倾向于称他们为客户，而大多数以产品为导向的公司倾向于使用客户术语。不管你怎么称呼他们，他们都是一样的东西:我们希望从他们那里收到钱的人！

会计系统通常跟踪客户人口统计信息，包括可能的多个收货地址、付款条件和关于客户的注释等。虽然记录销售交易需要客户数据，但它也是允许重复销售的销售/营销来源。

客户，特别是大客户或回头客，将与公司有付款条件。常见的付款方式，如“净额 30”，是指 30 天后付款。该支付条款可能是公司的标准条款；但是，一些客户可能会协商不同的付款条件。通常，政府实体需要更长的时间来支付。

如果没有在到期日之前付款，公司可能会收取滞纳金或利息。当在损益表上报告时，这种费用将被视为杂项收入。

许多类型的销售都要缴纳销售税；公司有责任向客户收取销售税，并及时支付给税务机构。一些客户可能会被免除销售税，并会有一个证书来确认。通常，此信息保存在客户的文件中，用于防止系统在向客户销售时收取销售税。

让我们看一个销售的例子，有销售税和延迟付款，看看日记账条目可能是什么样子。

1. 收到一份价值 1 万美元的足球设备的订单。
2. 交付设备，收取 150 美元的送货费。
3. 向客户开具 10，750 美元的发票(设备-10，000 美元，销售税 600 美元，交货 150 美元)。
4. 30 天后，未收到付款。
5. 收取 100 美元的滞纳金。
6. 45 天后，支付了 9000 美元的部分款项。
7. 60 天后，收到了剩余余额 1 850 美元的支票。

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | one | | 日志中没有记录 | | | | 2/3 | 4000 | 销售 | | $1 万 | | | 4110 | 航运收入 | | $150 | | | 2110 | 应交增值税 | | $600 | | | 1100 | 应收账款 | $10，750 | |

记录销售包括销售增加和运输收入增加。如果出于任何原因不需要单独跟踪，您可以将发货合并到销售中。最后一部分是 600 美元的销售税负债；那是应付给税务机构的。发票总额被加到应收账款中，应收账款是我们资产负债表上的一项资产。

30 天后，如果没有收到付款，我们会收取滞纳金，并向客户发送通知:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | 4/5 | Four thousand one hundred and twenty | 杂项收入-滞纳金 | | $100 | | | 1100 | 应收账款 | $100 | |

45 天后，收到了部分付款，因此我们通过减少欠款和增加现金账户来记录:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | six | One thousand | 现金支票 | $9,000 | | | | 1100 | 应收账款 | | $9,000 |

最后，60 天后，剩余的余额被付清，因此我们创建了另一个条目来记录现金账户中的钱，并将客户的余额减少到零:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | seven | One thousand | 现金支票 | $1,850 | | | | 1100 | 应收账款 | | $1,850 |

您可以看到往来于应收账款账户的交易，以反映销售和后续付款。您还可以查看该期间的快照，以了解欠了多少钱，以及一两个月内可能收到多少钱(取决于您的信用条款)。

有些公司通过使用 2/10、净价 30 等条款为提前付款提供折扣，这意味着如果你在十天内付款，你可以享受 2%的折扣，或者如果你在 30 天内付款，你可以全额付款。这个折扣对公司来说是一笔开支。如上例所示，如果客户选择在 10 天内付款并享受折扣，则日记帐分录如下:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | six | One thousand | 现金支票 | $10,535 | | | | 4101 | 销售折扣 | $215 | | | | 1100 | 应收账款 | | $10,750 |

销售折扣帐户是用于减少销售收入的抵消收入帐户。这是企业的支出(即提前收到付款的成本)。一些公司可能会选择将其列为费用，尽管抵消收入账户更常用。

上面的示例使用 Gross 方法来记录销售折扣(即销售是以全额记录的)，并且只有在获得折扣的情况下，金额才会减少。另一种方法被称为净额法，该方法假设客户将接受折扣，因此它以折扣金额记录销售，并且仅当成本不接受折扣时才加回潜在折扣。使用网络方法，上面的日志条目将显示如下:

收到付款后，如果按时付款，以下是减少应收账款和增加现金的标准日记帐分录:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | six | One thousand | 现金支票 | $10,535 | | | | 1100 | 应收账款 | | $10,535 |

但是，如果付款不及时，则折扣不再适用，因此将记录以下日记帐分录:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | One thousand | 现金支票 | $10,750 | | | | 1100 | 应收账款 | | $10，535 | | | 4010 | 未获得销售折扣 | | $215 |

| | 注意:会计通常会建议折扣条款，百分比会根据现行利率而变化。只有当你能在 20 天内赚取比提供的折扣金额更多的利息时，折扣才有意义。当然，如果你的客户支付缓慢是出了名的(比如政府)，折扣可能是有意义的。在美国，法律要求一些政府机构接受折扣。 |

有时，客户可能会根据您的政策和可能的补货费，决定退回他们购买的产品。假设我们接受退货，但不退还运费，我们对任何退货收取 5%的补货费。

我们最初的销售日志记录如下:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | 2/3 | 4000 | 销售 | | $1 万 | | | 4110 | 航运收入 | | $150 | | | 2110 | 应交增值税 | | $600 | | | 1100 | 应收账款 | $10，750 | |

当客户决定退货时，我们需要减少应收账款，减少我们的销售税负债。如果我们根本收不到客户的钱，日记帐分录将与上述分录完全相反:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | seven | 4000 | 销售 | $1 万 | | | | 4110 | 航运收入 | $150 | | | | 2110 | 应交增值税 | $600 | | | | 1100 | 应收账款 | | $10，750 |

但是，如果客户接受我们的退货政策并同意支付运费和补货费，日记帐分录将反映这一点，如下所示:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | seven | 4000 | 销售 | $1 万 | | | | 4020 | 补货费 | | $500 | | | 2110 | 应交增值税 | $600 | | | | 1100 | 应收账款 | | $10，100 |

此交易过账后，原始应收账款余额现在为 650 美元，这反映了 150 美元的运费和 500 美元的补货费。

如果退货在您的企业或行业中很常见，您可能希望创建一个特殊帐户来记录销售退货。这将被称为抵消收入账户(这意味着该账户的余额抵消了相应的收入账户)。该账户将被借记，而不是直接借记销售账户。

不幸的是，由于各种原因(如欺诈、破产等)，并非所有付款都将由客户支付。).坏账的核算有多种方法。

直接核销法简单。一旦你意识到债务不会被收回，你就创建一个日记账分录来减少应收账款的坏账金额:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | seven | Five thousand two hundred and ten | 坏账费用 | $10,750 | | | | 1100 | 应收账款 | | $10,750 |

但是，这种方法通常不使用，因为它与收入和支出不匹配。如果销售发生在一年内，并预期在下一年收到付款，那么实际核销不会发生在记录销售的那一年。这违反了 GAAP 的匹配原则。

使用坏账准备方法假设您的销售(或应收账款)的一部分将不会得到支付。你可以为此设立一个特别津贴账户。该备抵账户减少了应收账款账户中的预期余额，并被视为损益表上的费用。

报告应收账款时，您的资产负债表将如下所示:

• 1100 应收账款
• 1101 坏账准备
• 应收账款净额

这可以更好地描述账户的实际价值。损益表上还有一项费用叫做坏账费用。

计算备抵账户余额有两种方法。

如果你提供赊销，你应该把它们和现金销售分开存放。所以，当你计算百分比时，你只计算可能成为坏账的销售额。除非现金是伪造的(这是一个不同的条目)，现金销售不会成为坏账。公式很简单:

• 坏账费用=(预计百分比)*信用销售

此金额被计算并记录为费用，并通过以下日记帐分录添加到备抵抵销帐户:

请注意，资产负债表账户(坏账准备)可以继续增长。如果账户余额每年都在增加(也就是说，坏账比估计的要少)，你可能会在以后的几年里调整你的估计百分比。津贴账户余额每年应该非常接近零余额，但可能永远不会准确，因为它是基于对未来事件的猜测。

应收款百分比方法处理计算的方式略有不同。它不是估计每年的费用是多少，而是试图估计备抵账户的余额应该是多少。然后，进行日记帐分录，使帐户余额达到该金额。

期末，公司查看应收账款总额，并估计有多少(以美元计)可能无法收回。通常，应收账款越老，收回的可能性就越小。(时效报告有助于计算)。

一旦计算出这一估计数，就会考虑备抵账户中的余额。分录包括使余额与估计相符所需的金额。例如，假设对销账户有 2，500 美元的余额。根据账龄分析表和经验，该公司认为 9000 美元的应收账款将无法收回。将差额(6 500 美元)计入账户的分录如下:

| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | seven | Five thousand two hundred and ten | 坏账费用 | $6,500 | | | | 1101 | 坏账准备 | | $6,500 |

无论您如何计算坏账准备金额，用于实际确定债务为坏账的核销分录都是相同的:

理想情况下，在年底，津贴账户应该接近于零，这表明你的估计非常接近。如果对销账户有大量余额，你应该重新考虑如何计算你的估计。如果您通常用完了整个余额，虽然这表明您的百分比是好的，但您可能希望将其与其他类似的业务进行比较，看看是否可以采取措施来提高您的收款率。

上述交易也将记入应收账款资产账户(希望是短期的，并在年内转换为现金)。有几个标准报告和比率通常作为应收账款功能的一部分进行计算。

应收账款账龄报告计算所有未清发票的账龄，并将其分类为时段，通常为 30 天、60 天、90 天，尽管类别可以是对业务有意义的任何内容。

例如，如果企业有 300，000 美元的应收账款，它可能会有如下所示的账龄报告:

应收账款账龄

当前(< 30 天)125，000 美元

延迟(31-60 天)45，000 美元

逾期(> 60 天)130，000 美元

该报告将表明可能需要加强收款工作，因为应收账款的很大一部分已经过期(然而，过期的定义因行业和付款条件等而异。).在某些情况下，正常期限可能是 60 天，因此您可能会将您的报告视为过期 120 天。

应收账款周转率衡量企业在给定期间将其应收账款转换为现金的次数。您可以使用该比率来获得发票的平均支付天数。

要计算这个比率，你需要知道赊销期，你需要计算应收账款账户的平均余额。假设我们今年的赊销额为 475，000 美元。年初，应收账款账户余额为 17，500 美元，年底为 26，000 美元:

• 期初应收账款余额:17，500 美元
• 期末余额:26，000 美元
• 平均余额:21，750 美元(17，500 美元+26，000 美元)/2
• 更替率:22 天(475 000 美元/21 750 美元)

22 天的换手率一般来说是相当不错的，虽然你应该和类似的行业进行比较，以了解它是否是一个合理的数字。

向客户销售和收取客户付款是公司收入的驱动力。在一个理想的环境中，客户按时付款，从不归还任何东西，日志条目也很简单。然而，在现实世界中，会计系统必须处理这些情况，加上延迟付款、提前支付折扣、退货、坏账等等。