职场技能：做了这么久的产品，为什么你连一篇会议纪要都写不好？

旅途驿站03：职场技能-1号总结能力馆

前天看到同事从领导办公室出来，看神色不对问了句：怎么啦？哎，还不是最近的项目进度汇报，领导也太挑剔了吧，真心累！细问了下，原来是会议纪要出了些问题，挨来一顿骂：做了这么久的产品，为什么你连一篇会议纪要都写不好！

你是否收到过这样的邮件，标题：20190216，点开看竟然是X项目的纪要，密密麻麻的一堆文字。这时候，你的第一反应是什么？头痛，关掉！然后邮件就沉了。要是发出纪要的是你，这结果是你想要的吗？答案是否定的。关于如何写会议纪要，身边的人基本的回答是：我知道，先写什么、然后、最后，balabala。为什么这样写？嗯............，没想过。

知其然不知其所以然，就好比玩狼人杀，知道自己死了，却不知道为什么，冤～啊～这，当然不是一个产品人严谨的作风。因此，对于这个问题，我先来抛个砖，期待大家的好玉。为节省大家的时间，先给出整体的思路，本篇重点在理论篇。

一、概念：信息场、信息势、信息合力

写会议纪要，是我们日常工作中，再平常不过的一项工作了。如果说，写会议纪要写得最多的人，那当然是老板的秘书了，老板开会越多，纪要越多。秘书（secretary），受雇为上级处理通讯及日常事务和杂务的人--百度百科。为啥要拿这个秘书的定义来说，其实我想让大家关注一个关键词：处理通讯。作为团队的管理者，每天需要各种会议将信息传达、探讨，形成共识。为了深入理解开会这个行为，我在这里提出两个概念：信息场和信息合力。

1、信息场

信息场，是信息单元的聚合场，有高密度、流通快的特点。社会是一个巨大的信息场，人与人之间时时刻刻都在发生连接，而产生连接的介质在抽象化层面就是信息单元。从微观上看，每个信息单体在场中看着像是在做无规则的布朗运动。从宏观来看，这个社会其实是由一个又一个大小的信息场聚合而成的，每个人在场中交换特定的信息单元。

2、信息势

信息之所以能够流动，当然有一个力量在推动，而这个力量就是信息势，即为：合力之间的信息力差。举个通俗的例子：在公司这个信息场中，公司为了挣钱（信息合力1），老板为了完成追求更好的生活（信息合力2），新员工为了学到更多的技能（信息合力3）。三个合力之间，其实就会有信息力差，所以会在公司这个信息场中，频繁地交换信息单元。

3、信息合力

信息合力，无序信息单元聚合在一起的结果。通俗理解即为我们的共同目标。我为什么写文章，我的信息合力是通过输出想法、收集想法，完成闭环，以变成更好、更完整的自己。你呢？

可以说人类的一些聚合形态，其目的是为了创建一个信息场，让每个团队的成员根据自己的合力，输出信息单元，最终达成大的合力。

二、开会的本质

理解了信息场的概念之后，我们再来看看开会这种具象化的聚合形态。作为一个会议记录者，是否清楚地知道，到底什么样的会才是一个好的会议？可能很多人都会先问出一个问题：为什么要开会？不开行不行，比如说打电话、发邮件等。当然，这个得根据具体问题具体分析了，如果说形成合力的过程，通过非会议的形式的时间效率更高，那开会不是一个最佳的方式，所以开会的本质，我理解有如下两点：

1、提升信息单元流通的效率。

产品工作当中，有跟业务、老板、设计师、开发、测试等多种角色沟通，如果信息流是：A--产品，产品--B&C&D。有这种并集等关系等话，还是考虑用开会的形式，提升流通效率。

2、达成信息的合力。

笔者认为，没有达成信息合力的会议，都不是一个好的会议。所以你可以看看，开会前是否会议都会有一个信息合力的目标预期，如果没有，可以建议会议发起者进行明确。

三、会议的类型

做会议纪要者，经常会为两个事情发愁：第一，会上信息太多，不知道记录什么？第二、编写纪要，记录了很多却往往想不起领导说的那个关键信息。这时候，搞清楚会议的类型就比较重要的，笔者称之为场景化的前置思考。从信息场的概念上来看，可以分为三大类：1、传递已经形成的信息合力；2、通过探讨，形成新的信息合力。3、前两者兼有。为通俗理解，下面举下具体的案例。

四、纪要者的道

明确了开会的本质和会议类型之后，你可能要问了，到底该怎么做，才能写好一篇纪要啊？来，这里就讲讲一个写纪要者的内功心法：

1、明白自身使命

能清晰传达信息合力。正如前面所讲，会议就是一个信息场，目标就是为了更好地达成信息合力。所以对于纪要者自身，是要把合力内容简单、清晰地表述出来。合力是什么？分力由谁出？

2、懂纪要面向人群

纪要最终的呈现状态为：邮件、文档，以将流动的信息单元完成固化。作为纪要者，需要清楚地知道，纪要是给谁看的？给整个团队、给领导，还是给执行者看，写法是有侧重点的。对于给未参会者来说，也是有差异的。具体在第五部分讲到。

五、纪要者的术

术即为执行落的办法了，区分两个场景：记会议内容和写出来。

1、记录会议内容

1.1 清楚会议目的

好的会议都是有会议预期的，建议大家提前搞清楚。

1.2 记录的侧重点

通知类和讨论类的记录侧重点不一样。通知侧重于记录合力的重点，是否需要与会者出力，时间计划有要求么？还是仅仅在了解层面。讨论类需要多一部分是在记录有价值的信息单元。所以在开会的过程中，有意识地去找这些信息。

1.3 记录的工具

记录的框架清晰后，还需要高效的工具，这样可以节省每一次记录的时间和不错过下一次有价值的信息单元。

建议：提前准备好记录框架，包括合力部分和记录信息单元部分。工具最好能够支持快速结构化内容和具备良好的修改能力，比如增删

比如可以用Xmind记录

2、写纪要

优质的纪要对于读者来说就是：单位时间内能够获得更多所需要的信息单元。可以分为两部分衡量：可读性好和内容框架好。可读性好是侧重在：排版、信息传递高效，这就不展开了。下面说下内容框架是怎么回事：

内容框架，分为信息合力部分和个人出力部分，即可。另外的方面是：区分阅读人群。通俗解释是：见人说人话，见鬼说鬼话。对人来说，要是你鬼话连篇，人就不爱听拉，下面稍微列下：

2.1 给整个团队

达成的信息合力是什么，不同人需要出力的点是

2.2 给领导的

达成的合力是什么？形成的过程是啥？有需要领导给出意见或支持吗？

2.3 给执行者

达成的信息合力是什么？你需要出力的点及时间计划

对大部分人来说，写会议纪要仅仅是工作当中很小的一部分，但其中能够看出一个人的职业化水平。笔者结合自身所见所想，从信息场的概念切入，逐步分析开会的本质、纪要者应该具备的思考模型和执行方法。希望对你有一些小帮助、小启发。

以上，就是我抛出来的砖，等你的玉哈～欢迎找我来一起分享你的想法，我等你还来喔～

本周末第1篇，明天计划再来1篇，产品规划方面的高进阶能力模型，先卖个关子，嘿嘿。