选对工具，才能事半功倍
2018010 | Office工具使用思维
在一次Excel的线下培训课堂中，我给大家介绍了有关Excel表格结构规范化的知识，有一个学员小A在课间休息的时候，把他工作中的一个表格给我看。
他说：”甘老师，你刚刚说的太对了，我们平常设计的表格，你刚刚提到的那些合并单元格、多层级表头的问题都出现了。我现在打算用你教的方法，对这个表格进行结构规范化的整理，但是这个表格打印的时候，必须要每一页有这两行的表头，每页结尾处也需要有小计和这一行的说明信息，之前我都是一页一页手工添加的这些表头表尾的内容，每次做这个表格都很痛苦，而且每个项目都要做一次。你能不能帮我看看有没有方法快速实现按照这个表格模板进行打印。“
小A提到的问题，也是很多人在Excel中制作表格所面临的问题。大家经常在Excel中设计表格结构的时候，需要做到打印的表格的顶部包含工作表名称、多层级表头、每页底部有小计行、备注信息的内容，而如果直接把这些表头表尾的数据输入在单元格中，会给我们后期对数据进行统计和分析造成很大的麻烦，我们无法对此表格进行排序、筛选、数据透视等一系列的操作。
1.
思路比方法更重要
一个好的、易于分析的表格结构，应该第一行就是表格的字段名称，中间是一条一条的明细数据，没有合并单元格、没有小计行。可是很多时候，我们在打印的时候，又需要像这样特定的打印格式，那应该怎么处理呢？
建议大家如果打印的时候，需要每页顶部出现复杂的表头、底部小计备注页等信息，就不要在Excel中来完成，而是通过Word来实现。Office三剑客，Word擅长文字排版和格式设置、Excel擅长数据分析和函数计算、PPT擅长图形设计和内容展示，所以我们在日常工作中，一定要注意选择对的工具，才能事半功倍。
比如你想制作图表，却打开了PPT这个软件，不是说PPT不能做图表，而是不擅长做图表，你应该是在Excel里面来完成图表的制作，再嵌入或链接到PPT。这样才是一个正确的制作思路，效率也才能够大幅度提升，记住，思路比方法更重要。
2.
什么类型的表格适合用Word来编制
在Excel表格设计规范化建议一文中，我们就介绍过对于Excel表格的设计建议。Excel是一款功能非常强大的数据分析工具，所以当我们的表格需要函数计算、分类汇总、排序、筛选这些操作的时候，我们肯定需要用到Excel。而如果这个表格只是需要打印出来，而且打印的时候，还有特定的格式，如每一页的顶部需要表头、每一页的底部需要表尾，此类的需求，其实用Word这款排版工具更适合。
场景1：包含表头表尾按顺序每页打印固定行数
比如下图所示的表格就是小A的原始数据，他需要每一页固定打印5行明细数据。每一页前面5行是固定的，右侧的当前页数和总页数是变动的，底部有本页小计和备注信息。
他以前的做法是每次手工将第一页的表头表尾复制粘贴到下一页，手动分页，插入当前页码。由于数据量非常大，而且每个项目都需要做一个此类的表格，导致小A每到制作这个表格的时候，都要加班加点，内心是拒绝这种完全没有技术含量的复制粘贴的操作，可是又找不到更好的方法。
其实，只要利用到Word邮件合并功能，小A的需要就可以轻松实现了，制作一个邮件合并的模板，就可以一劳永逸的解决这个问题，下次更换项目明细表的Excel表格，在Word邮件合并中点击“完成并合并”，所有包含表头表尾的页面就可以自动生成。
场景2：包含表头表尾按类别每页打印不固定行数
再比如下面的表格，这是明细表。
下图是需要打印出来的表格结构，这个表格跟小A的表格类似，每一页同样都有需要固定打印的表头和表尾，但是要求会更高一些。小A的表格，只需要按顺序每一页固定输出5行数据就可以了。下面这个表格需要根据编号分页打印，相同编号的打印在同一页中。
要实现这个需求同样也可以使用Word邮件合并功能来实现，不过普通的邮件合并已经实现不了了，必须使用高级的一对多邮件合并才能实现，根据编号分类实现每一页输出相同编号的全部数据。
场景3：按类别自动关联Outlook实现邮件群发
还是学员提出的一个问题，学员小B问，能不能根据营业网点的名字，自动将Excel表中同一个营业厅的数据，以邮件的方式发送到该营业网点的邮箱中，有多少个营业网点就可以自动发送出去多少封电子邮件。
比如下面这个这个明细表，需要根据订单编号分类将数据发送给对应的客户的邮箱。
小B的这个需求同样可以利用Word一对多邮件合并功能，自动通过Outlook实现邮件群发。下图是自动群发的结果，总共有3笔订单，每笔订单中不同行数的明细数据，Outlook自动完成了三封电子邮件的发送。
有关这三种邮件合并的具体实现方法，请点击［阅读原文］学习。
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